איך לאבד מידע באקסל

By | 20 באוקטובר 2013

excel-colorsלידי במשרד, קולגה מעבירה חפיפה לעובדת שמחליפה אותה.

היא מסבירה לה על גליון אקסל לניהול איזו שהיא רשימה.

היא אומרת לה משהו כמו "ואז כשאת מקבלת על זה אישור, תצבעי את השורה בירוק" והמוח שלי צועק "בזזזזזזזזט!".

שימוש בצבע באקסל הוא דרך בטוחה לאבד מידע.

בדרך כלל, משתמשים בצבע כדי לסמן סטטוס.

כאשר מתחלפים עובדים ולא מתבצעת חפיפה, או כאשר מישהו אחר צריך להשתמש במידע, משמעות הצבע לא ידועה והמידע אובד.

ועוד – כאשר משתמשים בצבע, אי אפשר למיין את הרשימה או לחפש מידע על פי סטטוס.

אם צריכים לקבוע או לשנות סטטוס של שורה באקסל, הדרך הטובה והבטוחה היא ליצור טור בשם "סטטוס" או משהו דומה.

בדרך כללל ברשימות, המידע החיוני נמצא בהתחלה והסטטוס בסוף, דבר המקשה לגלול לסוף כדי לעדכן. אם יש הרבה טורים, יכול להיות שכדאי לשים את טור הסטטוס בהתחלה כך שיהיה קל להגיע אליו ולשנות את המידע.

עוד אפשרות שבגללה משתמשים בצבע במקום בטקסט היא שלפעמים קשה להגדיר בקיצור את הסטטוס ואז מעדיפים להשאיר את העמימות מאשר לקבל החלטה.

לפעמים אנחנו מעדיפים להשאיר את הסטטוס בעמימות כדי לא להגיד לעצמנו את האמת עד הסוף. לדוגמה – "יש באג וזה כמעט גמור אבל לא עד הסוף". אם נוכל להראות לעצמנו את "כל המשימות שכמעט גמורות אבל אי אפשר לסמן כהושלם", יהיה קשה לנו לחשוב על עצמנו דברים טובים.

אני מקווה שהפוסט שלי גרם לכם לרוץ לגליון האקסל שבו יש שורות צבועות, להוסיף טור "סטטוס" ולהכניס לתוכו מידע.

עדכון: כתב לי בטוויטר קורא "כמה פעמים איבדתי מידע חשוב כאשר לא ידעתי בשביל מה היה הצבע ומה ההבדל ביניהם".

7 thoughts on “איך לאבד מידע באקסל

  1. יניב קיסלר

    אתה צודק ללא ספק.
    אני חושב שאאמץ את עניין העמודה בראשית הרשימה, זה בהחלט נשמע יעיל יותר.

    שם לב שבאקסל אמנם לא ניתן למיין לפי צבע אבל אפשר לבצע סינון. במידה והפעלתה סינון על עמודה תוכל למצוא filter by color.

    0

  2. נמרוד אבישר

    Why not both?!
    ניתן לצבוע שורה בעיצוב מותנה לפי עמודת סטטוס (מה שפותר גם את הבעיה של עמודת סטטוס שנמצאת בסוף וגם את הבעיה של תרגום הצבע).

    0

  3. אבנר

    שינוי צבע של תא או שורה זה דבר מאד נוח כדי לקבל מבט מהיר של מה התבצע ומה לא. אבל זה לא המידע ששמור בגליון, זה רק מידע *על* המידע ששמור בגליון.
    אז מה שכדאי לעשות זה לשים עמודה של סטטוס, כמו שאתה אומר, ולהשתמש בקסם החביב שנקרא Conditional formatting כדי לשנות את צבע התא באופן אוטומטי על פי התוכן. ככה עדיין יהיה לנו ירוק לדברים שסיימנו וורד-בהיר-על-גבול-הסגול למטלות-שאולי-סיימנו-אבל-אנחנו-מחכים לאישור-סופי, בלי שהמידע יגולם רק בצבע.

    0

  4. מעין

    אתה צודק, זאת דרך לא טובה לשמור מידע ודרך די בטוחה להוסיף בלאגן ואי ודאות.
    עם זאת, שמתי לב שאפשר למיין תאים באקסל לפי צבע הרקע או הפונט. (יש לי אופיס 2010, לא בטוחה מתי הם התחילו לתמוך בזה).
    אפשר כמובן למצוא מדריכים עם צילומי מסך בחיפוש פשוט ברשת.
    אני מניחה שזה צורך שעלה ממשתמשים וממנהלי מוצר. מבחינת ניהול מידע זה לא כלי טוב, וחבל שהוא שם.

    0

  5. שגיא

    כמובן ש"עיצוב מותנה". מוסיפים שדה וקובעים שהצבע יתקבל אוטומטית עפ"י הערך של שדה הסטטוס. שינוי של ערך הסטטוס ישנה אוטומטית גם את הצבע.

    אבל זה לא הכל: אפשר גם לבצע "עיצוב מותנה" עפ"י סקאלה אוטומטית של צבעים. יש לך אקסל עם רשימת דומיינים? קבע את טור תפוגת הדומיין עפ"י סקאלת "רמזור" כאשר התנאי הוא כמות הימים בין היום לבין התאריך שבשדה. ככל שתאריך התפוגה רחוק יותר הצבע יהיה קרוב יותר לירוק. גוון הצבע יעודכן אוטומטית בסקאלת צבעים רחבה כך שככל שהוא מתקרב יותר לאדום כך גם תאריך התפוגה מתקרב.

    0

  6. רן

    בעמודת הסטאטוס הכי נוח לשים מספרים או אותיות על פיהם קל למיין, קל לעצב את העיצובים המותנים צבעים או כל דבר אחר.
    כותבים טבלה בראש הרשימה עם מקרא קטן המנצא בגוף הטבלה
    ואחרי כן פשוט מסמנים מספר בטאטוס או משנים או על פי הצורך

    0

  7. Pingback: » פוסטים עם המילה "איך" בכותרת » וובסטר – הבלוג של חנן כהן

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *