אחת המטרות שבהן משתמשים באימייל היא כדי לאסוף מידע מקבוצה של אנשים:
– מה כל אחת רוצה להזמין לצהריים?
– למי נוח להיפגש בתאריך ושעה?
– מה דעתכם על זה?
התוצאה היא שכולם עונים ב"השב לכולם" ואז תיבת הדואר מתמלאת ב"ערימה" של אימיילים מיותרים שיוצרים עומס קוגניטיבי שבעצם רק אדם אחד צריך לראות ולסכם כדי לפעול.
השיטה שאני מציע היא פתיחת גליון נתונים שכולם מקבלים קישור אליו וכולם יכולים להוסיף אליו מידע בלי צורך להכניס שם משתמש וסיסמה.
שולחים את הקישור ומבקשים למלא את הגיליון (בלי לעשות "השב לכולם").
ככה כולם יכולים לראות את התוצאות (אם הם רוצים) ומי שיזמה את האימייל יכולה לפעול על פי המידע שנצבר.
כמובן שאפשר לנסות לחנך אנשים לא ללחוץ על "השב לכולם" אבל התחושה שלי היא שהפניה לערוץ אחר (לחיצה על קישור) עוקפת את הקושי לחנך אנשים להחליף התנהגות שהם רגילים לה.
איך עושים?
נכנסים לגוגל בעזרת שם המשתמש והסיסמה.
נכנסים ל Google Docs
יוצרים גליון אלקטרוני חדש
שומרים בשם המתאר את התוכן וכותבים כותרות לטורים
עכשיו מגיע תהליך השיתוף.
לוחצים על פרטי רק בשבילי
עכשיו לוחצים על שנה
עכשיו בוחרים באפשרות
כל אחד שיש לו קישור זה
כל אחד שברשותו הקישור יכול לקבל גישה. אין צורך בכניסה למערכת.
ומסמנים את
אפשר לכל אחד לערוך (ללא צורך בכניסה למערכת)
ואז שמור
עכשיו מקבלים חלון שבו כתובת הדף למשלוח ושיתוף
זהו.
כמו כל תהליך חדש, נראה מסובך אבל אחרי שעושים פעם אחת ומבינים את התהליך, אין בעיה.
רוצים לראות איך זה נראה? הגיבו על הפוסט בגליון הזה.
אפשר להשחית אבל לא חייבים. זכרו – אני מציע את השיטה למשלוח בין אנשים שמכירים ולא לבלוג ציבורי כמו זה כך ששאלת ההשחתה לא כל כך רלוונטית. בכל מקרה, יש אפשרות לראות גירסאות קודמות ולשחזר לנקודת שמירה בעבר.
(למי שיקרא את הפוסט הזה בעתיד זה או אחר. גוגל משנים את התוכנה שלהם כל הזמן. רוב הסיכויים שהתהליך שתיתקלו בו ייראה אחרת, אבל העיקרון דומה).
או, אפילו יותר יפה – ליצור טופס ולשלוח לינק רק לטופס. ככה אף אחד לא יכול להזיק לגיליון ויש רישום מדויק מתי כל אחד ענה.
שווה פוסט בפני עצמו (לדעתי)